Bedarfsausweis für Vermieter: Pflicht, Kosten und Ablauf

Wann der Bedarfsausweis für Vermieter Pflicht wird

Vermieter denken beim Energieausweis zunächst oft an den günstigeren Verbrauchsausweis. Doch das Gebäudeenergiegesetz lässt diese Wahl nicht für alle Gebäude zu. § 80 GEG regelt klar, wann ausschließlich der Bedarfsausweis zulässig ist – und für einen erheblichen Teil des deutschen Mietwohnungsbestands trifft genau das zu.

Die Bedarfsausweis-Pflicht für Vermieter greift, wenn alle drei der folgenden Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind:

• Das Wohngebäude hat weniger als fünf Wohneinheiten.
• Der Bauantrag wurde vor dem 1. November 1977 gestellt.
• Das Gebäude wurde nicht nachträglich auf mindestens das Wärmeschutzniveau der Wärmeschutzverordnung von 1977 gebracht.

Ein Einfamilienhaus, ein Zweifamilienhaus oder ein kleineres Dreifamilienhaus, das im Jahr 1965 errichtet wurde und seitdem keine substanzielle Wärmedämmung erhalten hat, fällt in aller Regel unter diese Pflicht. Das gilt unabhängig davon, wie viele Eigentümer das Gebäude hat oder ob es sich selbst genutzt und nur teils vermietet wird.

Nur wer die nachträgliche Ertüchtigung auf den Standard von 1977 auch belegen kann – durch Sanierungsnachweise, Bauakten oder Energieberater- Bescheinigungen – darf trotzdem den Verbrauchsausweis wählen. Wer lediglich vermutet, dass irgendwann einmal gedämmt wurde, steht ohne schriftlichen Nachweis weiter bei der Bedarfsausweis-Pflicht. Im Zweifel ist der Bedarfsausweis ohnehin die rechtssichere Wahl: Er ist in jeder Konstellation zulässig, auch dort, wo Vermieter theoretisch wählen dürften.

Ob der Bedarfs- oder Verbrauchsausweis für Ihre Immobilie gilt, klären Sie im Detail im Ratgeber Verbrauchsausweis oder Bedarfsausweis.

Was den Bedarfsausweis vom Verbrauchsausweis unterscheidet

Beide Ausweistypen erfüllen die gesetzliche Energieausweis-Pflicht – sie gelangen aber auf grundlegend verschiedene Wege zum Ergebnis. Der Unterschied ist für Vermieter aus zweierlei Gründen wichtig: Er erklärt, warum der Bedarfsausweis für bestimmte Gebäude vorgeschrieben ist, und er zeigt, was Mieter und Käufer aus dem Ausweis herauslesen können.

Der Verbrauchsausweis wertet die tatsächlichen Heizkostenabrechnungen der letzten drei Kalenderjahre aus. Er ist einfach zu erstellen, wenn lückenlose Verbrauchsdaten vorliegen, und daher günstiger. Sein Nachteil: Er spiegelt das individuelle Heizverhalten wider, nicht die energetische Qualität des Gebäudes selbst. Ein sparsamer Alleinmieter erzeugt völlig andere Werte als eine kinderreiche Familie – im selben Haus, mit denselben Wänden, Fenstern und derselben Heizung.

Der Bedarfsausweis berechnet den theoretischen Energiebedarf aus der Bausubstanz: Wandaufbau, Dämmung, Fenster, Dach und Heizungsanlage werden von einer ausstellungsberechtigten Person erfasst und berechnet. Das Ergebnis ist unabhängig vom Nutzerverhalten und gibt die objektive energetische Qualität des Gebäudes wieder. Deshalb ist er bei älteren, energetisch schlechter gestellten Gebäuden gesetzlich vorgeschrieben – und deshalb enthält er auch konkrete Modernisierungsempfehlungen, die Vermietern zeigen, wo das Gebäude Energie verliert.

Für Vermieter eines Altbaus mit Baujahr vor 1977 bedeutet das: Der Ausweis bildet den Ist-Zustand des Gebäudes ehrlich ab. Das kann ein Nachteil in der Vermarktung sein – ist aber zugleich eine verlässliche Grundlage, wenn in einigen Jahren eine Sanierung ansteht oder der Eigentümer das Objekt verkaufen möchte.

Welche Gebäude als Mietobjekt betroffen sind

Die Bedarfsausweis-Pflicht trifft vor allem kleinere ältere Wohngebäude, die als Mietobjekt genutzt werden. In der Praxis betrifft das häufig:

• Einfamilienhäuser zur Miete: Ein freistehendes Einfamilienhaus mit Bauantrag aus den 1960er oder frühen 1970er Jahren und ohne spätere Vollsanierung fällt fast immer unter die Bedarfsausweis-Pflicht. Eine Wohneinheit, Bauantrag vor 1977 – die Voraussetzungen sind erfüllt.
• Zweifamilienhäuser: Das klassische Zweifamilienhaus, in dem Eigentümer eine Einheit selbst bewohnen und die andere vermieten, hat ebenfalls weniger als fünf Wohneinheiten. Wenn der Bauantrag vor 1977 liegt, greift die Bedarfsausweis-Pflicht genauso.
• Reihenhäuser und Doppelhaushälften: Als eigenständiges Gebäude mit eigenem Bauantrag gilt dasselbe wie beim Einfamilienhaus. Das Reihenmittelhaus von 1968, das inzwischen vermietet wird, braucht den Bedarfsausweis.
• Dreifamilienhäuser mit Bauantrag vor 1977: Auch hier sind es weniger als fünf Wohneinheiten – die Pflicht greift.

Nicht unter die Bedarfsausweis-Pflicht fällt dagegen das Mehrfamilienhaus mit fünf oder mehr Wohneinheiten – unabhängig vom Baujahr. Bei diesen Gebäuden haben Vermieter die freie Wahl: Verbrauchsausweis (wenn Abrechnungsdaten vorliegen) oder Bedarfsausweis. Den passenden Ausweistyp für Mehrfamilienhäuser beschreibt der Ratgeber Verbrauchsausweis für Vermieter.

Eine Sonderstellung nehmen Neubauten ein: Bei einem nach 2000 errichteten Gebäude, das vermietet wird, gilt ebenfalls freie Wahl – aber in der Praxis liegen für Neubauten selten dreijährige Verbrauchsabrechnungen vor, weshalb auch hier der Bedarfsausweis häufig die einzige Option ist.

Die dreistufige Vorlagepflicht bei Neuvermietung

Wer ein Mietobjekt neu vergibt, muss den Energieausweis nach § 80 GEG nicht nur irgendwann bereithalten – das Gesetz schreibt drei konkrete Zeitpunkte vor, zu denen er vorliegen oder übergeben werden muss:

1. Immobilienanzeige: Sobald ein Vermieter in einem kommerziellen Medium inseriert – etwa auf einem Immobilienportal oder in einer Zeitung – müssen bestimmte Kennwerte aus dem Energieausweis in der Anzeige enthalten sein. Dazu zählen die Art des Ausweises (Verbrauchs- oder Bedarfsausweis), der Energiekennwert (Endenergiebedarf in kWh/(m²·a)), der wesentliche Energieträger der Heizung, das Baujahr des Gebäudes und die Energieeffizienzklasse (A+ bis H). Der Ausweis muss also vor Veröffentlichung der Anzeige vorliegen.

2. Besichtigungstermin: Interessenten ist der Ausweis unaufgefordert vorzulegen – nicht erst, wenn sie danach fragen. Es genügt, ihn beim Termin zur Einsicht bereitzuhalten; eine Kopie muss noch nicht ausgehändigt werden.

3. Mietvertragsabschluss: Spätestens beim Unterzeichnen des Mietvertrags erhalten die neuen Mieter eine Kopie des Energieausweises. Dies gilt unabhängig davon, ob der Ausweis bereits in der Anzeige genannt wurde.

Bei laufenden Mietverhältnissen ohne Mieterwechsel besteht keine gesetzliche Vorlagepflicht. Bestandsmietern muss der Ausweis nicht unaufgefordert übergeben werden – sie können ihn allerdings auf Anfrage einsehen.

Was bei Verstößen droht: Bußgeld bis 10.000 Euro

Das Gebäudeenergiegesetz behandelt Verstöße gegen die Energieausweis-Pflichten als Ordnungswidrigkeiten (§ 108 GEG). Geahndet werden kann:

• das vollständige Fehlen eines Energieausweises bei Neuvermietung,
• ein abgelaufener Ausweis (die Gültigkeit beträgt zehn Jahre),
• fehlende oder unvollständige Pflichtangaben in der Immobilienanzeige,
• das Unterlassen der unaufgeforderten Vorlage beim Besichtigungstermin,
• die nicht rechtzeitige Übergabe einer Kopie beim Vertragsabschluss.

Das Bußgeld kann je nach Art und Schwere des Verstoßes bis zu 10.000 € betragen. Die genaue Höhe liegt im Ermessen der zuständigen Landesbehörde und wird nach den Umständen des Einzelfalls bemessen. Schon ein einmaliger, unbeabsichtigter Verstoß kann eine Verwarnung oder ein Bußgeld auslösen.

Gesetzliche Vorgaben und Fristen ändern sich. Maßgeblich ist stets der aktuelle Stand des GEG und die Einschätzung der zuständigen Behörden.

Im Verhältnis dazu sind die Kosten eines ordnungsgemäß ausgestellten Bedarfsausweises – ab 129 € inkl. MwSt. – überschaubar. Zumal der Ausweis zehn Jahre gültig ist und bei jedem Mieterwechsel innerhalb dieser Frist wiederverwendet werden kann.

Einen Überblick über alle Tatbestände und die gesetzlichen Grundlagen bietet der Ratgeber Energieausweis-Pflicht nach GEG.

Kosten: Was kostet der Bedarfsausweis für Vermieter?

Die Kosten hängen davon ab, ob die erforderlichen Gebäudedaten vollständig digital übermittelt werden können oder ein Termin vor Ort notwendig ist:

• Standard-Bedarfsausweis (Daten online übermitteln): ab 129 € inkl. MwSt.
• Bedarfsausweis mit Vor-Ort-Besichtigung (Unterlagen fehlen): ab 499 €

Der Standardpreis gilt, wenn Sie Angaben zu Wandaufbau, Heizungsanlage und Dämmung bereitstellen können – bei den meisten Eigentümern, die ihre Immobilie gut kennen, ist das der Fall. Baupläne oder Bauunterlagen sind hilfreich, aber nicht immer zwingend erforderlich: Typische Bauteilwerte des jeweiligen Baujahrs können von der ausstellungsberechtigten Person fachgerecht eingesetzt werden, soweit das Gesetz das ausdrücklich erlaubt.

Wenn Baupläne vollständig fehlen oder das Gebäude schwer zu beurteilen ist, empfiehlt sich der Bedarfsausweis mit Vor-Ort-Begehung. Ein Energieberater nimmt alle fehlenden Daten direkt an der Immobilie auf.

Ein Bedarfsausweis ist nach § 79 GEG zehn Jahre gültig – die Kosten verteilen sich also auf einen langen Nutzungszeitraum und fallen nicht bei jedem Mieterwechsel erneut an.

Hüten Sie sich vor auffällig günstigen Angeboten aus unseriösen Quellen: Ein rechtsgültiger Bedarfsausweis muss von einer ausstellungsberechtigten Person erstellt und beim Deutschen Institut für Bautechnik (DIBt) registriert sein. Die DIBt-Registriernummer ist gesetzlich vorgeschrieben – fehlt sie, ist der Ausweis nicht verkehrsfähig und schützt Sie nicht vor einem Bußgeld.

Welche Unterlagen brauchen Vermieter für den Bedarfsausweis?

Für den Standard-Bedarfsausweis ohne Vor-Ort-Termin benötigen Sie in der Regel:

• Wandaufbau: Angaben zu Wandstärken, Dämmmaterialien, Dämmdicken und Geschossanzahl – oder vorhandene Baupläne.
• Heizungsanlage: Typ (z. B. Gas-Brennwerttherme, Ölheizung, Wärmepumpe), Baujahr der Anlage und Energieträger.
• Dach und Fenster: Art der Dachdämmung und Verglasungstyp der Fenster (einfach, zweifach, Wärmeschutz).
• Wohnfläche und Baujahr des Gebäudes.

Heizkostenabrechnungen – die beim Verbrauchsausweis zwingend erforderlich sind – werden für den Bedarfsausweis nicht benötigt. Das macht ihn besonders praktisch bei Mietobjekten, die gerade leer stehen, die Sie kürzlich gekauft haben oder bei denen die Abrechnungshistorie unvollständig ist.

So erhalten Vermieter den Bedarfsausweis online

Der Ablauf ist in der Regel unkompliziert und vollständig digital:

1. Schnellcheck ausfüllen – In wenigen Klicks ermitteln Sie, ob der Bedarf- oder Verbrauchsausweis für Ihr Gebäude gilt, und sehen den Festpreis.
2. Gebäudedaten übermitteln – Wandaufbau, Heizung, Fenster und Dach über das sichere Bestellformular eingeben.
3. Ausweis erhalten – Fertig erstellt, beim DIBt registriert, in der Regel innerhalb von 48 Stunden per E-Mail als PDF.
4. Rechnung bezahlen – Erst nachdem Sie den fertigen Ausweis erhalten und geprüft haben. Keine Vorkasse, kein Risiko.

Brauchen Sie den Ausweis besonders schnell – etwa weil ein Inserat kurzfristig online gehen soll oder ein Besichtigungstermin unmittelbar bevorsteht – können Sie die Express-Option wählen. Eine vollständige Preisübersicht finden Sie unter Preise.

Bedarfsausweis jetzt bestellen

Wenn Sie als Vermieter eine Wohnung oder ein Haus neu vermieten und der Bedarfsausweis für Ihr Objekt vorgeschrieben ist, lohnt es sich, diesen frühzeitig zu beantragen – idealerweise bevor die erste Anzeige online geht.

Starten Sie jetzt über den Schnellcheck: Gebäudetyp und Baujahr eingeben, Ausweistyp bestätigen, Gebäudedaten übermitteln. Sie erhalten den DIBt-registrierten Bedarfsausweis in der Regel in 48 Stunden – und zahlen erst, wenn er bei Ihnen ist.

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